home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / CATAGING / MEMBERSP.LZH / MEMBER.DOC next >
Text File  |  1988-07-21  |  7KB  |  111 lines
  1.                      Membership List and Mail Label Program
  2.              Copywrite 1988 Lloyd C. Bowen, Jr. All Rights Reserved.
  3.  
  4.             Requires IBM PC, PCXT, PCAT or PS/2 or close compatible.
  5.                              with at least 192K RAM
  6.  
  7.     This  program   will provide a membership list for the average club.  It 
  8.     also provides for Printing File Cards and Addressing Envelopes,  Folders 
  9.     and Labels  at 6 lines per  inch on an ASCII Printer.  The  program also 
  10.     Prints or  Prints  to  Disk  a Membership List  that  includes  all file 
  11.     information.  The  program  will  create files  called  CLUBNAME.REC and 
  12.     MEMBER.REC  when started up the 1st time and  reads these   files   each 
  13.     time you  start up  thereafter.  The  member  records you enter won`t be 
  14.     saved  unless you save them,    this allows  you  to  make changes   for  
  15.     just  one  printing.  To revise or  delete a record you  must  KNOW  the 
  16.     RECORD NUMBER.  Records are RENUMBERED EACH TIME you  DELETE a record or 
  17.     SORT the file.   The record number is shown on the display screen.   All 
  18.     fields except  "Dues"  AND "Select" are character fields and  any  ASCII 
  19.     character may be entered.   Phone numbers allow  13,  the normal form is 
  20.     (xxx)xxx-xxxx.   Zip codes allow 10  in  the  form  xxxxx-xxxx.   Street 
  21.     address allows 30.   City and Title allow for 15 each.   State allows 4.  
  22.     Each  Name field  allows  15,   but  the  TOTAL of the 3 MUST NOT EXCEED 
  23.     30   or  labels  won`t  print correctly.    Dues and Select are True  or  
  24.     False.   The "Dates" and Committee  allow 8 characters.   Comment allows 
  25.     40.  Use the ? for a Wild Card when sorting. All fields may be sorted on 
  26.     and  used for other than the named  purpose,  for instance Title may  be 
  27.     used  for a Type field such as "Relative"  or "Friend"  and either  date 
  28.     could be birth date. Zip Code has been used for foreign country.  Select 
  29.     allows  you to select a group of members for addressing etc.  which have 
  30.     no other field exclusively in common.  The mail labels supported are all 
  31.     standard Nebs sizes; Singles are 3.5 x 15/16, 4.5 inch carrier; 2 across 
  32.     are 4 x 15/16,  9.5  inch carrier; 3 across are 2.75 x 15/16,  9.5  inch 
  33.     carrier.    The  envelope  printing  is set for   3.5   inches   between 
  34.     envelopes an the tractor  feed,  use Post Card for narrow envelopes .  I 
  35.     usually  use the Folder option,  I  print my bulletins  or form  letters  
  36.     all at once then tear them off,  turn them over and  reinsert,   address 
  37.     them  using the Folder option, then fold,  staple,  stamp and mail.    I 
  38.     use the  Special Label procedure to print Diskette labels,  and the Card 
  39.     option to print ROLODEX cards.  The routine for formatting Cards takes a 
  40.     while to learn, but the formats can be saved and re-used at will.   Note 
  41.     that if  you don't  like the  sizes listed you can pick your own!    The 
  42.     Format(.FMT) files take 820  bytes of disk  space per line,  that is a 4 
  43.     inch  wide ROLODEX Format takes 10660  Bytes for 13  lines and an 8 inch 
  44.     wide by 5 inch long record card Format take 24600 Bytes for 30 lines - a 
  45.     66 line Format would take 54120 Bytes and this is the longest supported.  
  46.  
  47.     The  Maximum of  2000  records per file depends on the amount of  memory 
  48.     available  in the  computer (RAM) and is shown on the bottom of the path 
  49.     selection  screen.   609344   Bytes  free   RAM = 2000   Records!    The 
  50.     maximum  for  your  computer  will  appear at the  bottom  of  the  path 
  51.     selection  screen.    Directly  booted with PC-DOS 3.1,  PC-DOS 3.2   or 
  52.     MS-DOS 3.2  I get 2000 for the  maximum. The disk file  MEMBER.REC  will 
  53.     be  230K with  1000  records.  If you  have more  than 100  members on a 
  54.     floppy  disk  computer  you should  keep  your  records  on  a  separate 
  55.     diskette  and  leave  the space on  the  program disk  for  format(.FMT) 
  56.     files.  Remember list(.LST) files take as much space as your records! 
  57.     
  58.      Page 1                ALWAYS BACK UP YOUR FILES! 
  59.    
  60.  
  61.                      Membership List and Mail Label Program
  62.              Copywrite 1988 Lloyd C. Bowen, Jr. All Rights Reserved.
  63.     
  64.     This is IMPORTANT be sure to SORT and SAVE YOUR  RECORDS anytime you ADD 
  65.     MEMBER(S).   There is no need to sort when  you make changes unless  you 
  66.     change  the  name nor is it necessary to sort when you delete a  record.  
  67.     Sorting  takes  time  on  big files!   On my XT  compatible  which  runs 
  68.     Norton's SI at 2.0 it takes 5 seconds to sort a "worst case" file of 100 
  69.     records while to sort 2000  "worst case" records takes 55 minutes.   The 
  70.     "worst case"  means exact matches in the file;  I took a 70  record file 
  71.     and copied it  almost 29  times until I had 2000  records,  then sorted 
  72.     this  file which means 70  records that matched character for character 
  73.     29   times each.   Some more XT times on a 2000  record file:  LOAD  36 
  74.     seconds,  SAVE 2 minutes 35 seconds, PRINT TO DISK 2 minutes.  The same 
  75.     tests on my 8 mhz PCAT which runs Norton's SI at 8.0: Sort 2000  "worst 
  76.     case"  records,  17 minutes 25 seconds. Load 2000 records, 19  seconds. 
  77.     Save 2000 records, 21.3 seconds. 
  78.     
  79.     Hard disk users can have several different lists,  just copy the  member 
  80.     programs  into  one subdirectory,  path to that subdirectory,  and  then 
  81.     create  separate  subdirectories  for  each list.   You  will  create  a 
  82.     MEMBER.REC  And a CLUBNAME.REC for each subdirectory.   You should  also 
  83.     copy MEMBER.HLP to each subdirectory if you want to use the help file. 
  84.  
  85.     If  you  have EMS expanded memory the program will use it to  store  the 
  86.     overlays and run faster. 
  87.  
  88.     If  you  have any suggestion for improvememts,  let me know.
  89.  
  90.                               Shareware Concept
  91.  
  92.     Shareware is  Copywrited Commercial Software!   You are  allowed  to try 
  93.     before  you buy,  and freely give copies to your friends to  try  before 
  94.     they buy. Only distributors authorized by the author may make any charge 
  95.     for copies of  Shareware programs.   Anyone who finds the program useful 
  96.     is required to send payment for use  of the program to the author or his 
  97.     listed agent.    The Membership  List and Mail Label program is the sole 
  98.     property of Lloyd C. Bowen Jr.  The registration fee for the use of this 
  99.     program on one computer is $20.00 and should be mailed to: 
  100.  
  101.                                 Lloyd C. Bowen, Jr.
  102.                                 2213 Peach Tree St.
  103.                                 Amarillo, Texas
  104.                                 79109-1922
  105.      
  106.        Maximum of 2000 Records per File         Lloyd C. Bowen Jr  7/21/88
  107.        1 File per Path                          2213 Peachtree St.
  108.        Minimum of 192K RAM Required             Amarillo, Texas 79109-1922
  109.       
  110.       Page 2                ALWAYS BACK UP YOUR FILES! 
  111.